RDK Penyusunan dan Pencetakan Manual Mutu
Juni 15, 2016 2016-06-15 6:38RDK Penyusunan dan Pencetakan Manual Mutu
Untuk meningkatkan mutu pendidikan yang sehat di Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Purwokerto, Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) mengadakan RDK Manual Mutu yang dilakukan pada hari Senin 13 Juni 2016 di Ruang Sidang Senat Lt. 2 Gedung Rektorat IAIN Purwokerto pada 15.00-18.00 WIB. Acara ini dibuka oleh Dr. A. Luthfi Hamidi, M.Ag., selaku Rektor IAIN Purwokerto. RDK Manual Mutu ini sempat mendapat arahan dari Wakil Rektor I yang menyampaikan pentingnya pemahaman cita-cita bersama membentuk IAIN Purwokerto menjadi perguruan tinggi yang unggul, Islami dan berkeadaban melalui kebijakan yang dituangkan dalam manual mutu ini.
Dokumen manual mutu dipaparkan oleh Dr. Suwito NS, M.Ag., berkaitan dengan Organisasi Standar Internasional (ISO) yang menegaskan bahwa instansi ataupun lembaga harus merancang, membangun, memproduksi, memasang dan/atau melayani. Di dalam manual mutu ini, memuat tentang kesepatakan-kesepatan yang telah didokumentasikan mengenai kebijakan, kriteria, peraturan, maupun definisi istilah. Pada praktiknya, dokumen manual mutu menjadi standar untuk menciptakan mutu sebuah perguruan tinggi terkait dengan kemajuan yang hendak dicapai.
Dalam paparan ini, sempat ada masukan dari Dr. Zainal Abidin, M.Pd., (Dekan Fakultas Dakwah) agar dasar hukum diperjelas karena baru tertulis “beberapa kuputusan rektor”. Harusnya dituliskan saja semua keputusannya agar orang tahu.
Paparan mengenai manual mutu dilanjutkan oleh Ahmad Mutaqin, M.Si. selaku Kepala Pusat Pengembangan Standar Mutu. Ia menjelaskan bahwa sebuah perguruan tinggi itu harus tersistem. Tidak boleh berjalan semaunya sendiri karena itulah disusun manual mutu ini. Dalam hal ini, keberadaan dari manual mutu itu sebagai dokumen yang mengatur dokumen-dokumen lainnya.
Dalam RDK ini, rektor IAIN Purwokerto sempat mengusulkan agar manual mutu yang dimiliki dibandingkan dengan UGM, terkait dengan standar dan kriteria yang dibuat. Hanya saja, untuk manual mutu acuannya ke arah mana juga tidak pernah jelas. Yang terpenting dalam manual mutu adalah adanya kesepemahaman mengenai standar-standar, kebijakan-kebijakan, juga wilayah yang harus dijalani oleh lembaga dan unit yang ada di tiap perguruan tinggi masing-masing. Manual mutu ini posisinya sangat penting untuk bisa menjadikan statuta dan ortaker bisa jalan (operasional).
Manual mutu di tiap perguruan tinggi memang tidak sepenuhnya sama. Tiap perguruan tinggi miliki corak tersendiri dan capaian tersendiri, tergantung pada kemampuannya masing-masing. Dari manual mutu inilah, kemudian diturunkan menjadi kebijakan mutu. Sementara pada ranah fakultas, cukup membuat prosedur atau SOP. Fakultas menuliskan sisi teknis dari manual mutu ini dalam bentuk penjabaran yang konkret (jelas). Sebagai misal, terkait dengan tata parkir yang belum tersampaikan dalam manual mutu, maka tiap fakultas membuat prosedurnya.
Dr. H. Fathul Aminudin A, M.M., selaku Dekan Fakultas Ekonomo Bisnis Islam (FEBI) sempat menanyakan terkait dengan pembuatan struktur organisasi IAIN Purwokerto yang ada di manual mutu. Apa dasarnya? Hal itu dijawab oleh Dr. Supani, M.A., bahwa dasarnya adalah Organisasi Tata Kerja (Ortaker). Yang belum ada di IAIN Purwokerto hanya Satuan Pengawas Internal (SPI). Terkait dengan penempatan pascasarjana di bawah fakultas karena ada pandangan bahwa pascasarjana paralel dengan fakultas dengan berdasar pada realita yang ada di IAIN Purwokerto. Namun, dalam RDK sore itu, terletak pada dasar pembuatan yang menjadikan urutan tidak jelas. Oleh karena itu, dari RDK kemudian disepakati bahwa untuk struktur organisasi harus dibuat berdasarkan urut tahun atau urut abjad agar jelas.
Menurut Ahmad Mutaqin, M.Si., manual mutu adalah komitmen yang dijalankan oleh sebuah institusi dalam rangka penerapan standar capaian-capaian melalui kebijakan yang dibuat. Manual mutu dibuat dalam rangka mencapaia kesuaian dengan perkembangan zaman sehingga dirancang stadar untuk dicapai berdasarkan kemampuan yang dimiliki oleh perguruan tinggi. Dalam hal ini, IAIN Purwokerto yang beru beralih status dari STAIN Purwokerto berusaha untuk mencapai sistem pendidikan yang lebih baik lagi dalam lima tahun ke depan.
Dalam RDK ini juga sempat diusulkan agar penyusunan manual mutu IAIN Purwokerto dibuat dalam sistematika yang lenih sederhana. Sistematika yang telah disusun cukup membingungkan karena ada beberapa ruang yang seolah sama, namun terpisah. Sebagai contoh, pada bab 4 mengenai implementasi kebijakan perlu ada perombakan. Selain itu, dalam definisi istilah perlu untuk dituliskan di bagian depan sehingga orang yang belum mengerti sudah membaca penjelasannya terlebih dulu. Menurut Sony Susandra, M.Ag., manual mutu ini merupakan kelanjutkan dari renstra yang ditulis berdasarkan analisis SWOT. Oleh karena itu, untuk susunan perlu diringkes dalam dua bab saja, yakni bab I konsep penjaminan mutu dan Bab II Manual mutu.
Pada sore itu juga, RDK menghadirkan Ir. Aman Suyadi, MP dari Universitas Muhammadiyah Purwokerto (UMP). Ia dulu pernah menjabat sebagai Ketua LPM UMP menyampaikan bahwa kendala manual mutu itu sebenarnya terletak pada pelaksanaan karena banyak orang yang bekerja pada kebiasaannya. Nah, melalui manual mutu ini, kinerja mereka harus diawasi dan dimonitoring. Itulah yang menjadikan orang kadang merasa jenuh, padahal hal itu sebagai bukti kejelasan capaian yang telah dilakukan.
Dokumen sistem mutu apabila mengacu pada Dikti, maka yang harus ada adalah manual mutu, kebijakan mutu, standar mutu, sasaran mutu, rencana mutu, prosedur mutu, prosedur kerja, instruksi kerja, wewenang dan tanggungjawab, juga daftar catatan mutu. Hal ini dilakukan dengan penjelasan apa ruang lingkupnya, bagaiamana pelaksanaanya, kapan akan tercapai, mengapa harus dilakukan dan dengan apa dilakukan sehingga dapat terpenuhi.